Axians hat die abfallwirtschaftliche Speziallösung eTFSportal erfolgreich bei mehreren Unternehmen pilotiert. Entsorger, Abfalltransporteure, Speditionen und Abfallerzeuger setzen das Portal jetzt im Live-Betrieb ein, um ihre gesamten Prozesse bei der grenzüberschreitenden Verbringung von Abfall nahtlos zu erfassen, zu verwalten und zu archivieren.
Sie kommunizieren mit den beteiligten Partnern und Behörden papierlos und sparen sich dadurch nicht nur Zeit, sondern auch mehrere tausend Papierdokumente pro Jahr. Der Weg zur elektronischen Kommunikation bei der grenzüberschreitenden Entsorgung steht Transporteuren damit grundsätzlich offen. Das neue Gesetz zur Änderung abfallverbringungsrechtlicher Vorschriften vom 1. November 2016 schreibt lediglich die Zustimmung der jeweiligen Behörden vor, um die notwendigen Dokumente für die Entsorgung in elektronischer Form übermitteln zu können. Jedoch zögern viele Unternehmen aufgrund von Rechtsunsicherheit noch mit der Umsetzung. Denn bei jedem Notifizierungsantrag müssen alle beteiligten Behörden einzeln zustimmen und verlangen unterschiedliche Procedere, Authentifizierungs-Maßnahmen und -Dokumente.
Das flexible eTFSportal schlägt die Brücke: Durch Unterstützung der Axians-Spezialisten beim Einholen der Genehmigungen kommunizieren bereits erste Unternehmen über eine elektronische Nachricht im BMU-XML-Format mit den Länderbehörden – papierlos. Mit der Portallösung können Nutzer trotz europaweit unterschiedlicher Vorgaben damit starten, ihre Prozesse zu digitalisieren. Nach wie vor sind die gewohnten Kommunikationsvarianten Fax und E-Mail integriert, damit auch mit den Beteiligten, die papierlose Prozesse noch nicht umgesetzt haben, weiterhin Daten ausgetauscht werden können.
Notifizierungsanträge und Transporte beschleunigt
Das Spezial-Entsorgungsunternehmen Schirra GmbH beispielsweise hat mit der Einführung der elektronischen Kommunikation nicht gezögert. Seine europaweiten Öl- und Schmierstoff-Transporte werden über das eTFSportal gesteuert. „Wir wollten nicht mehr damit warten, Kunden, Partnern und unseren Mitarbeitern die Prozesse zu vereinfachen. Außerdem bestand so die Chance, Notifizierungsanträge und Transporte zu beschleunigen“, macht Geschäftsführer Matthias Schirra deutlich. „Dank der Portallösung kommunizieren wir bei unseren aktiven Transporten schon jetzt in einem durchgängigen digitalen Prozess, beispielsweise mit den Behörden in Luxemburg und Deutschland. Weil die Behörden die Daten direkt einsehen können, sparen wir mit der elektronischen Übermittlung Kosten zwischen 10 und 50 Prozent pro Transport. Trotzdem können wir mit anderen Beteiligten nach wie vor per Fax oder E-Mail interagieren, nun aber mit dem großen Vorteil, dass alle Vorgänge in einer zentralen Verwaltungs- und Managementplattform zusammenlaufen.“
Aufwand und Kosten gespart
[1]Mit dem eTFSportal kommunizieren Unternehmen jetzt schon papierlos. Weiterhin sind die gewohnten Kommunikationsvarianten Fax und E-Mail integriert (Foto: Axians IT Solutions)
Durch die Einführung elektronischer Prozesse können in der Abfallwirtschaft bei allen Beteiligten signifikant Kosten eingespart werden. Conrad Paulus, Business Development für die Abfallwirtschaft der Axians IT Solutions, erläutert: „Die europäischen Behörden haben errechnet, dass sie europaweit 44 Millionen Euro sparen könnten. Bei einzelnen Landesbehörden ist schon ab 3.000 Transporten ein Einsparpotenzial von circa einhundert Tagen an Erfassungs- und Kontrollaufwand realistisch. Bei unseren Kunden wiederum zeigt sich, dass beispielsweise schon bei nur 100 Transporten pro Jahr – je nach Route – ein Verwaltungsaufwand von circa 1.200 Papierdokumenten wegfallen kann. Unsere größeren Kunden sparen somit an die 100.000 Dokumente pro Jahr! Mit dem eTFSportal realisieren wir dies bereits, worüber andere noch nachdenken. Mit der Flexibilität unserer Lösung findet jedes Unternehmen rechtssicher die Digitalisierungsmöglichkeiten, die zu ihm passen. Somit gibt es eigentlich keinen Grund, die elektronische Kommunikation in der Abfallwirtschaft weiter aufzuschieben.“
Elektronisch kommunizieren, zentral managen
Mit dem eTFSportal werden Daten nur einmal erhoben, und zwar dort, wo sie entstehen. Diese Lösung erlaubt laut Axians die lückenlose Erfassung, Steuerung und Archivierung sämtlicher zum Entsorgungsprozess gehörender Dokumente und Genehmigungen sowie deren einfachen Austausch – egal, welche Anforderungen der Kommunikationspartner stellt. Aus einem zentral, intuitiv nutzbaren Dashboard heraus können Entsorgungs-Verantwortliche zu jedem Transportvorgang zusätzliche Informationen wie etwa Wiegescheine hinterlegen und rechtssicher archivieren. Das erleichtert insbesondere Prüfungen und Audits durch die Behörden. Das eTFSportal ist ein mandantenbasiertes Onlineportal, mit dem alle Daten zur Notifizierung sowie die Begleitformulare erstellt werden können. Von Notifzierungsantrag bis hin zur Freigabe der hinterlegten Sicherheiten nach der Entsorgung wird der gesamte Ablauf zentral erfasst, dokumentiert und kommuniziert. Zu allen Vorgängen wie Authentifizierung und Datenübermittlung sind die gängigen Verfahren im Portal verfügbar. So werden alle Beteiligten eingebunden und die unterschiedlichen Ländervorschriften erfüllt – jetzt und künftig.
Weitere Informationen zur elektronischen Notifizierungslösung sind auf der axians-Website unter https://www.axians-ewaste.com/fum/de/fum/etfsportal [2] erhältlich.
Foto: Schirra GmbH
(EU-Recycling 10/2017, Seite 18-Advertorial)