Der Versand von Rechnungen inklusive Begleitpapieren, wie zum Beispiel Liefer- und Wiegescheinen, ist im Rahmen der Fakturierung ein arbeitsintensiver Prozess. Diesen Vorgang hat EMOS digitalisiert – stundenlanges Erstellen, Ablegen, Suchen, Sortieren und Zuordnen von Beilagen gehört damit der Vergangenheit an.
Die Fakturierung ist einer der letzten Schritte der operativen Auftragsdurchführung. Zur ganzheitlichen Digitalisierung und damit der Möglichkeit von Automatisierungen müssen für die Zielsetzung des „Rechnungsversands mit Beilagen“ auch die vorgelagerten Teilprozesse digitalisiert werden. Dazu gehören die folgenden Schritte.
Digitale Lieferscheine
Der Fahrer führt die Aufträge auf einem handelsüblichen Smartphone oder einem Tablet mit sich und dokumentiert wichtige Informationen digital. Der unterschriebene digitale Lieferschein kann dem Kunden unmittelbar nach Leistungserbringung in einer Vorabversion übermittelt werden, gegebenenfalls mit einem Übernahmeschein. Ein manuelles Übertragen der Informationen des Fahrers ist nicht mehr notwendig.
Digitale Wiegescheine
Der Wiegeschein ist aufgrund einer elektronischen Unterschrift des Anlieferers bereits in digitaler Form im System des Entsorgungsbetriebes. Dieser kann nach Beendigung des Wiegevorgangs gegebenenfalls mit Fotos an den Spediteur oder Erzeuger verschickt werden.
Rechnungen mit Beilagen
Nachdem die vorherigen Schritte digital abgewickelt wurden, können jetzt die Rechnungen erstellt und automatisch mit den zugehörigen Beilagen/Fremdbeilagen verknüpft werden. Die Beilagen werden dynamisch der jeweiligen Rechnung hinzugefügt und zusammen mit der Rechnung per E-Mail verschickt. Damit gehören übliche Tätigkeiten wie das Erstellen, Ablegen, Suchen, Sortieren und Zuordnen von Beilagen der Vergangenheit an. Aber auch bei einem klassischen Druck & Versand ist die automatische Zusortierung hilfreich.
Die digitale Ablage
Über eine entsprechende Schnittstelle werden alle Rechnungen und Beilagen, automatisch verschlagwortet, einem digitalen Ablagesystem (Dokumentenmanagementsystem) zur Archivierung angeboten – Heften, Lochen & Ablegen war gestern.
(Erschienen im EU-Recycling Magazin 05/2021, Seite 26, Advertorial, Foto: Gerd Altmann / pixabay.com )