Die in der Entsorgung, Rohstoffgewinnung und dem Wertstoffhandel tätigen Schwesterunternehmen BAREG und Paul Becker möchten ihre Geschäftsprozesse optimieren und auf eine neue ERP-Software umstellen. Uwe Minder, seit 2009 IT-Leiter der Unternehmen, hat sich der Herausforderung gestellt, das passende System zu finden.
[1]Uwe Minder (Foto: Paul Becker GmbH)
Sechs branchenspezifische Software-Lösungen hat er sich zusammen mit seinem Team angeschaut, bevor er david.net., die digitale Komplett-Lösung für die Abfallwirtschaft, als geeignetes System auswählte. Im Interview berichtet Herr Minder von seinem Auswahlprozess und erklärt, warum er sich für die ERP-Lösung von zwei R software entschieden hat.
Herr Minder, Ihre bisherige ERP-Software bildet die Unternehmensprozesse nicht mehr hinreichend ab. Sie standen vor der Herausforderung, ein neues, geeignetes System auszuwählen. Wie sind Sie bei der Suche und Entscheidungsfindung vorgegangen?
Im ersten Schritt haben wir den Bedarf analysiert und mit den jeweiligen Fachabteilungen aus den Unternehmensbereichen der Entsorgung Gespräche geführt. Die Mitarbeiter aus Disposition, Faktura und dem Stoffstrommanagement sowie die Kollegen an der Waage und auf dem Hof wurden einbezogen und befragt: Was läuft im aktuellen System gut, was enttäuscht, und welche Funktionen werden vermisst? Im Ergebnis haben wir ein Lastenheft erstellt, das den Ist-Zustand beschreibt und die zukünftig gewünschten Funktionen aufführt.
Sicherlich ein zeitaufwendiger Schritt?
Ja, aber absolut gerechtfertigt, denn mit dem umfassenden Lastenheft sind wir auf eine – nach Internetrecherche getroffene – Vorauswahl potenzieller Softwareanbieter zugegangen und haben unsere Systemanforderungen mit den jeweils gebotenen Leistungen abgleichen lassen. Anhand einer Matrix haben wir effizient auswerten können, welche ERP-Systeme unsere technischen und funktionalen Anforderungen bestehen und vor allem vorab definierte „Killer Features“ erfüllen.
Welche Anforderungen und Kriterien waren Ihnen bei der Software-Auswahl denn besonders wichtig?
Neben den benötigten Schnittstellen zur Integration in unsere bestehende IT-Landschaft legen wir ein besonderes Augenmerk auf die Passgenauigkeit bezüglich der Unternehmensprozesse und Branchenstandards. Wir haben uns ausschließlich branchenspezifische Standardsoftware angeschaut, damit die vielen Besonderheiten der Abfallwirtschaft wie beispielsweise Disposition, eANV-Anbindung, Waage-Schnittstelle und Telematik-Lösungen ideal abgebildet werden. Zudem schätzen wir die Updatefähigkeit solcher Systeme; sie sind einfacher zu warten und zu pflegen. Und für die Einarbeitung der Mitarbeiter bieten Standarddokumentation und Schulungsvideos oft eine gute und schnelle Qualifizierung.
Und welche Funktionen waren für Sie die „Killer Features“ und mussten definitiv durch das neue System abgebildet werden?
Mobilität, ein Kundenportal, eine alternative Telematik-Lösung und die Mandantenfähigkeit einer Software sind für uns unverzichtbare Funktionen und müssen durch das neue System erfüllt werden. Durch die intensive Zusammenarbeit der beiden Schwesterunternehmen und die daraus resultierenden permanenten Abrechnungsvorgänge zwischen BAREG und Paul Becker brauchen wir ein mandantenfähiges System mit automatischer Vertragsabrechnung zwischen den beiden Unternehmen. Nicht jede ERP kann diese Funktion zufriedenstellend abbilden.
Was versprechen Sie sich von einem Kundenportal?
Bisher telefonieren oder mailen wir mit unseren Kunden – häufig ein zeitaufwändiges Vorgehen. Das Portal wird uns bei der Kundenkommunikation unterstützen und den Verwaltungsaufwand reduzieren, denn Beauftragungen und Terminierungen werden zeitsparend im Kundenportal vorgenommen. Die tägliche Arbeit in der Faktura wird dank der Dokumentenfunktion des Portals erleichtert, wenn Rechnungen und Belege direkt aus dem ERP heraus für unsere Kunden jederzeit abrufbar hinterlegt werden.
Warum ist Ihnen eine alternative Telematik-Lösung so wichtig?
In unserem alten System hatten wir nur die Möglichkeit, unseren Fahrern die Aufträge zu übermitteln. Es gab keine Echtzeitdaten und unsere Kunden konnten nicht digital unterzeichnen, der Papierlieferschien wurde noch gebraucht, die Rückerfassung war umständlich. Mit dem neuen System, einer nicht proprietären, mobilen FahrerApp, verfolgen wir gleich mehrere Ziele: Zum einen möchten wir den kompletten Prozess der Auftragsabwicklung papierlos gestalten, um durch die vollständige Digitalisierung eine höhere Abwicklungsgeschwindigkeit zu erreichen. Zum andern möchten wir die Kosten besser im Blick behalten und setzen daher auf die Android-App für mobile Endgeräte. Die Anschaffung kostspieliger Telematiksysteme entfällt. Für die david.net-FahrerApp braucht es lediglich ein Smartphone, die unsere Fahrer bereits nutzen.
Auf der Suche nach dem neuen, passenden System fiel Ihre Wahl auf david.net, die Digitalisierungslösung für Abfallwirtschaft, Recycling und Schrotthandel von zwei R software. Was hat Sie an dieser branchenspezifischen Standardsoftware letztlich überzeugt?
Besonders die vollständig digitale Abbildung der Unternehmensprozesse und der jeweils durchgängige Workflow für die Mitarbeiter von Auftragsannahme, Disposition, Waage, Faktura und Fuhrpark haben uns überzeugt. So kann in david.net auf generierte Daten, Dokumente und Bilder vorgelagerter Aktionen und Prozesse problemlos zugegriffen werden. Sinnvolle Automatisierungen und intuitive Bedienbarkeit beschleunigen die tägliche Arbeit. Ich kenne keine ERP-Lösung, die so vieles so gut im Standard abdeckt – und wir haben uns einige angeschaut.
Worauf freuen Sie und Ihre Kollegen sich am meisten bei der zukünftigen Arbeit mit david.net?
Überwiegend auf das papierlose Arbeiten und die mobilen Lösungen, die als integrierte App-Module bei david.net zur Verfügung stehen. Neben der FahrerApp werden wir zukünftig auch die Selbstverwiegungs-App für die Transporteure nutzen. Bisher konnten sich unsere Fahrer nur über ein Display selbst ein- und auswiegen. Leider nur eine asynchrone Lösung, die nicht wirklich mit dem ERP verbunden ist. Mit david.net und den angebundenen Applikationen können wir das zukünftig umstellen. Wir sparen Hardware und Lizenzen; die benötigten Endgeräte, also die Smartphones der Fahrer, sind vorhanden.
Sie und Ihr Team haben sich intensiv mit der Auswahl eines neuen ERP-Systems für die Abfallwirtschaft beschäftigt. Was möchten Sie gerne anderen Unternehmen mitgeben, die mit ihrer aktuell genutzten Systemlösung unzufrieden sind?
Für uns war das Wichtigste, sich ausreichend Zeit zu nehmen, um mit den Mitarbeitern der verschiedenen Abteilungen zu sprechen. Gemeinsam haben wir uns Gedanken über die Prozesse gemacht und geschaut, wo Optimierungspotenziale vorliegen. Die Erstellung eines aussagekräftigen Lastenheftes war dabei entscheidend. Zudem haben wir in den letzten Jahren gelernt, uns von dem Ansatz zu lösen, eine Software an unsere Arbeitsweise anpassen zu müssen. Letztlich wollen wir die Unternehmung durch Digitalisierung verbessern. Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass die Unternehmensprozesse mehr an eine bewährte branchenspezifische Software angepasst werden sollten und nicht umgekehrt.
Herr Minder, vielen Dank für das Gespräch!
(Erschienen im EU-Recycling Magazin 08/2021, Seite: 34, Advertorial, Grafik: zwei R software)