Erfahrungsbericht zur david.net-Einführung: Vorsprung durch ERP-Softwareumstellung

Die in Entsorgung, Rohstoffgewinnung und Wertstoffhandel tätigen Schwesterunternehmen BAREG und Paul Becker haben letztes Jahr die branchenspezifische ERP-Software david.net eingeführt und damit ihre Geschäftsprozesse optimiert. Uwe Minder, seit 2009 IT-Leiter der Unternehmen, hat die Systemumstellung begleitet. Im Interview teilt er seine Erfahrungen mit und erklärt, wie von der 2R Software-Lösung profitiert werden kann.

In unserem Gespräch vor zwei Jahren ging es noch um Ihr Auswahlverfahren zum neuen ERP-System für BAREG und Paul Becker (veröffentlicht in der EU-Recycling 08/2021). Sie und Ihr Team haben sich damals für david.net von 2R Software entschieden. Was hat sich seitdem verändert?

Wir waren sehr umtriebig und haben mit der Einführung von david.net unseren Workflow optimiert sowie viele neue Prozesse etabliert. Jetzt profitieren wir von den integrierten digitalen Strukturen, arbeiten effektiver und sparen Zeit auf der ganzen Linie – von der Auftragsannahme über die Disposition und Abwicklung bis hin zur Abrechnung. Durch Applikationen wie die FahrerApp, die Selbstverwiegung und Signpads an der Waage, aber auch durch ausgereifte Funktionen wie die Mandantenfähigkeit und der elektronische Rechnungsversand konnten wir unsere Produktivität steigern.

Das hört sich nach einer erfolgreichen ERP-Umstellung an. Aber erzählen Sie von Anfang an, wie Sie bei der david.net-Einführung vorgegangen sind?

Wir haben bereits früh tragende Rollen definiert. In den jeweiligen Abteilungen wurden ausgewählte Mitarbeiter als Power User identifiziert. Für die beiden Firmen BAREG und Paul Becker gab es je einen projektverantwortlichen Key User, mit dem ich als Projektleiter gemeinsam Entscheidungen zur Umsetzung getroffen habe. Die Schnittstellen-Rolle zwischen unseren und den 2R-Mitarbeitern habe ich übernommen.

Wurden Ihre Kollegen für die Einführung freigestellt?

Die Einführung ist im Tagesgeschäft mitgelaufen. Die Power User wurden in der Anfangsphase durch fixe Termine für das Projekt „freigeblockt“. Bei der Einführung haben wir uns stark an die Standardprozesse gehalten, die von 2R aus der Online-Dokumentation und den FAQs hervorgingen. Auch die Schulungsvideos zur Software waren sehr hilfreich. Vom Herbst 2021 bis zum Echtstart haben wir im Testsystem viel ausprobiert und dort unsere Geschäftsvorfälle abgebildet. Am 1. Januar 2022 sind wir dann mit dem Produktivsystem gestartet.

Wie lief der Start zum Jahresanfang?

Der Start zum 1. Januar war etwas holprig, da zuvor geschultes Wissen nach zwei Wochen Weihnachts- und Neujahrsurlaub nicht mehr ausreichend präsent war. Aber das haben wir schnell wieder aufgefangen. Der Schlüssel zum Erfolg war hier die unternehmensspezifische Dokumentation. Aufbauend auf der allgemeingültigen david.net-Online-Dokumentation, haben wir unsere individuellen Geschäftsprozesse analysiert und dokumentiert. Zu verwendende Begrifflichkeiten und Abkürzungen wurden festgelegt, Vorgaben für Einträge wie die Stammdatenerfassung definiert. Ein schöner Nebeneffekt: Diese unternehmensspezifische Dokumentation unterstützt jetzt noch enorm beim On-boarding neuer Mitarbeiter.

Was war die größte Herausforderung, die mit der neuen ERP-Einführung verbunden war?

Generell die Gewöhnung an neue Abläufe. Unsere Mitarbeiter mussten routinierte Arbeitsweisen aufbrechen und Neues lernen. Neue Begrifflichkeiten wurden übermittelt und Abläufe, die früher in anderen Strukturen verankert waren, trainiert. Im laufenden Prozess standen wir den Mitarbeitern zur Seite und haben gemeinsam geschaut, wo es Optimierungspotentiale gibt. Wenn Probleme auftauchten, haben wir die Ursache analysiert und Maßnahmen abgeleitet. Gesetztes Ziel war erstmal der Start mit den Basisfunktionen. Nach und nach haben wir weitere Prozesse digitalisiert und neue Features eingeführt.

Nachdem sich die neuen Abläufe etabliert haben: Wie bewerten Sie die ERP-Umstellung? Haben sich die Prozessveränderungen rentiert?

Ja, das zeigt sich an vielen Stellen. Den größten Effekt haben wir in der Faktura. Die Rechnungsstellung ist deutlich schneller geworden, da der vorgelagerte Prozess optimal integriert ist. Belastbare Stammdaten (zum Beispiel Preislisten und kundenspezifische Vertragskonditionen) und ein idealer Datenfluss zwischen Disposition, Fahrer und Waage während der Auftragsabwicklung erleichtern Kontrolle und Abrechnung. Hinzu kommt der elektronische Rechnungsversand, mit dem wir auch sehr viel Zeit einsparen. Alleine in der monatlichen Abrechnung des Containerdienstes bei Paul Becker sind wir dreimal schneller. Wo früher noch eine Person 2,5 Wochen für die Fakturierung benötigt hat, ist die Aufgabe jetzt in weniger als einer Woche abgeschlossen.

Das sind beeindruckende Zahlen zur Zeitersparnis in der Faktura. Jetzt ist david.net aber nicht nur ein Tool zur Vereinfachung der Rechnungsstellung, sondern eine digitale Komplett-Lösung für Unternehmen der Abfallwirtschaft. Können Sie weitere Prozessverbesserungen aufzeigen?

Sicherlich. Wir profitieren auch von den digitalen Prozessen in der Disposition, der Telematiklösung FahrerApp und der angeschlossenen Waage sowie der Möglichkeit zur Selbstverwiegung. Mit david.net hat sich die Tourenplanung vereinfacht: Mit wenigen Klicks erhält der Fahrer seine Fahraufträge auf das mobile Endgerät. Umgekehrt fließen Echtzeitdaten zur Auftragsabwicklung automatisch zurück: Der Auftrag kann bereits kontrolliert und fakturiert werden, während der Fahrer noch unterwegs zum nächsten Auftrag ist.

Eingangs haben Sie auch die Selbstverwiegung erwähnt. Welcher Nutzen steckt dahinter?

Die Möglichkeit der Selbstverwiegung war für die Fahrer der größte Benefit. Denn damit wird effektiv Zeit eingespart – der Ausstieg und Gang aus dem Fahrzeug zur Waage entfällt. Auch der Wäger wird entlastet. Zugleich ist es eine Präventivmaßnahme, denn jeder Meter, den ein Mitarbeiter nicht auf dem Hof zurücklegt, bedeutet potenziell weniger Gefahr, in einen Arbeitsunfall verwickelt zu werden. Außerdem können nun unsere Fahrer auch außerhalb der normalen Betriebszeiten Verwiegungen durchführen und Material ablegen. Die Selbstverwiegung erhöht die Flexibilität und Produktivität unserer Fahrer.

Das sind sicherlich wichtige Faktoren im Wettbewerb um Arbeitskräfte und Kunden. Inwieweit hilft david.net, Ihren Wettbewerbsvorsprung auszubauen?

Die Branche und deren Anforderungen verändern sich kontinuierlich. Mit david.net haben wir uns für eine ERP-Software entschieden, die permanent weiterentwickelt wird. Egal ob sich wandelnde Marktgegebenheiten, Gesetzesänderungen (wie bei der Ersatzbaustoffverordnung) oder neue Kundenansprüche – die Software wird durch Updates alle sechs Wochen stets aktuell gehalten. Die Software unterstützt das Unternehmenswachstum.

Das hört sich nach der passenden Software für Ihre Prozesse an. Gibt es gar nichts zu kritisieren?

david.net ist für uns ein sehr gutes Produkt. Klar gab es in den letzten beiden Jahren auch Themen, die nicht auf Anhieb funktioniert haben und wir auf die Unterstützung des 2R-Supports angewiesen waren. Aber gerade in solchen Situationen zeigt sich auch guter Service und Professionalität: Der 2R-Support ist sehr gut und mit dem Ticketsystem transparent, effektiv und nachhaltig. Wir würden uns jetzt mit der gesammelten Erfahrung wieder für david.net von 2R Software entscheiden!

Herr Minder, vielen Dank für das Gespräch!

 

(Erschienen im EU-Recycling Magazin 09/2023, Seite 14 -Advertorial-, Foto: Paul Becker GmbH)