Doppstadt Umwelttechnik setzt auf BEO-Software

In den vergangenen Jahren ist Doppstadt stark gewachsen; den Digitalisierungsprozess voranzutreiben, war ein folgerichtiger Schritt. Um Versand- und Zollprozesse effizient und sicher abzuwickeln, nutzt das Unternehmen die Softwarelösungen der BEO GmbH.

Das 1965 gegründete Familienunternehmen Doppstadt mit Sitz im nordrhein-westfälischen Velbert ist ein weltweit führender Partner in der Umwelttechnik. Am Standort Calbe werden Ersatzteile und Maschinen für Doppstadt produziert. 2015 übernahm der Standort Velbert den Ersatzteilvertrieb auch international, sodass die zuvor auf den DACH-Raum konzen­trierte Zollabteilung nun internationale Waren- und Handelsströme abwickeln musste. „Mit der Übernahme des internationalen Ersatzteilvertriebs wurde eine skalierbare Zollanwendung für uns immer wichtiger“, erzählt Ralf Stein, Leitung Zoll und Logistik bei Doppstadt.

Digitale Lösung eliminiert Mehraufwand
In den vergangenen Jahren ist Doppstadt stark gewachsen. Zusätzlich ist das Händler- und Kundennetz des Umwelttechnikers mittlerweile deutlich internationaler und größer. Deshalb war das Vorantreiben des Digitalisierungsprozesses mit hinterlegten Automatismen für das Unternehmen ein folgerichtiger Schritt. Die zuvor genutzten Softwaresysteme verfügten zwar über Zoll- und Versandmodule – allerdings nur in Form autarker Insellösungen. Dies führte zu einem enormen Mehraufwand, da die Daten größtenteils händisch eingepflegt und manuell von einem System in das andere übertragen werden mussten. Die Softwareprogramme der Speditions- und KEP-Dienstleister, mit denen Doppstadt zusammenarbeitet, waren ebenfalls nicht an das ERP-System angebunden. Je umfangreicher die Aufträge und Abschlüsse, desto schwieriger und zeitaufwändiger wurde es für das Unternehmen, auf den Systemoberflächen der Dienstleister die benötigten Daten korrekt einzupflegen. Zudem entsprach das Preis-Leistungsverhältnis der Softwaresysteme in Korrelation mit dem Kundennutzen nicht den Erwartungen. Der Softwareanbieter BEO überzeugte Doppstadt mit seinem modularen, nach Bedarf erweiterbaren Aufbau und der hohen Produktqualität bei günstiger Preisgestaltung.

Effiziente und rechtssichere Abwicklung
Doppstadt nutzt verschiedene Module des Endinger Softwareherstellers BEO. Mit BEO-Exportkontrolle prüft der Anwender seine Waren- und Gütersendungen auf Embargos, Ausfuhrlisten und einen doppelten, genehmigungspflichtigen Verwendungszweck. Die Sanktionslistenprüfung ergänzt das Portfolio, indem sie praxisgerecht Geschäftskontakte mit den enthaltenen Sanktionslisten abgleicht. Damit profitiert Doppstadt von Rechtssicherheit, einer minimierten Fehlerquote und einer schnellen und einfachen Abwicklung. Die modularen Softwaresysteme bilden aktuelle politisch-rechtliche Änderungen und gesetzlich-zollrechtliche Vorgaben übersichtlich ab. Zu solchen Herausforderungen zählen beispielsweise Anpassungen durch Lieferkettenprobleme oder den Ukraine-Krieg. „BEO implementiert all die daraus resultierenden Vorgaben in ihre Softwaremodule, wodurch wir bei der Abwicklung unserer Geschäfte vollkommene Rechtssicherheit haben“, sagt Ralf Stein.

Doppstadt hat außerdem das Modul BEO-Atlas im Einsatz. Damit regelt das Umwelttechnikunternehmen die zollrechtlichen Schritte beim Im- und Export. Post- und Kuriersendungen sowie Lieferungen anderer Art, beispielsweise Ersatzteil- und Maschinentransporte, werden mit wenigen Daten angemeldet und nach einer automatischen Plausibilitätsprüfung in den freien Verkehr überführt. Mit der Multi-Carrier Versand- und Exportlösung BEO-Parcel/Expowin wickelt Doppstadt Sendungen ins In- und Ausland automatisiert ab. Gleichzeitig können Kunden ihre Waren lückenlos verfolgen. Die verschiedenen Transportdienstleister sind direkt an BEO-Parcel/Expowin angebunden. Das Modul ist bedarfsgerecht skalierbar und bildet die gesamte Versandabwicklung übersichtlich ab. Die hinterlegten Automatismen bei der Datenübernahme aus dem ERP-System von Doppstadt entlasten die Mitarbeitenden im Versand und Export und geben so Sicherheit in der Durchführung. Mit der BEO-Präferenzkalkulation ermöglicht Doppstadt seinen Kunden zudem auch Zollersparnisse im Außenhandel.

Übersichtliches Tool sorgt für Zeitersparnis
Die modularen BEO-Lösungen bilden ein einheitliches System in Aufbau und Handling. „Die Softwarelösungen sind sicher und einfach im Umgang und besitzen dennoch die von uns geforderte technische Tiefe, wenn es um rechtliche Sicherheit, Prüfverfahren und weiteres geht“, schildert Ralf Stein. Über die BEO-Module kann Doppstadt alle relevanten Daten per Schnittstelle aus den unternehmenseigenen SAP-Systemen importieren, bearbeiten und übergeben.

Ein großer Pluspunkt für Doppstadt ist die rechtliche Komponente bei der BEO-Exportkontrolle und -Sanktionslistenprüfung. Durch die doppelte Absicherung dank Plausibilitätsprüfung steigt die Sicherheit bei rechtsspezifischen Versandabwicklungen. „Die Software protokolliert die einzelnen Vorgänge, sodass wir für jeden Prüfer im Zollbereich sofort nachweisen können, wann wir welche Prüfung durchgeführt haben. Das ist nicht nur bei Einzelprüfungen möglich, sondern erstreckt sich auf alle eingepflegten Prüfungen, sprich auch von allen Partnern und Lieferanten. Damit gehen wir einen riesigen Schritt nach vorne“, resümiert Ralf Stein. Diese Maßnahmen reduzieren die Fehleranfälligkeit und steigern gleichzeitig drastisch die Arbeitseffizienz.

Reibungslose Einführung der Software-Module
Ralf Stein zufolge verlief die Einführung der Software reibungslos: „Von der ersten Abstimmung über das tägliche Doing bis hin zum Go-Live gab es keinen Moment, an dem das Projekt aufgrund eines Showstoppers gefährdet gewesen wäre.“ Über die gesamte Zeit der Implementierung und darüber hinaus stand Doppstadt in engmaschigem Kontakt mit dem Softwarehersteller. „Mit den BEO-Modulen funktioniert die Ausführung aller zoll- und versandrelevanten Prozesse reibungslos. Wir sind durchweg zufrieden mit den BEO-Softwarelösungen“, schließt Ralf Stein.

 

 

www.doppstadt.de
www.beo-software.de

(Erschienen im EU-Recycling Magazin 05/2023, Seite 30, Foto: Doppstadt)