Die Vorteile eines integrierten Managementsystems
Praxistipps vom Berliner Software as a Service-Anbieter Quentic.
„Integration“ beschreibt die Zusammenführung verschiedener Aspekte zu einer Einheit. Im Kontext der Managementsysteme umfasst ein integriertes Managementsystem – kurz IMS – abgestimmte themen- und abteilungsübergreifende Regelungen für Prozesse, Verantwortlichkeiten und die dazugehörige Dokumentation.
„Um den aktuellen Herausforderungen unserer Zeit gerecht zu werden, betreiben Unternehmen zunehmend eine Vielzahl von Managementsystemen. Früher konnte man eine kleinere Anzahl von Managementsystemanforderungen noch separat oder nebeneinander führen. Durch die steigende Anforderungskomplexität ist das heute aber meist nicht mehr sinnvoll“, erklärt Florian Lichtwald, Operating Partner bei Quentic. „Parallele Systeme führen zu sich immer wiederholenden Dokumentationen, zu einem erhöhten Risiko von Regelwidersprüchen und dadurch zu einer sinkenden Akzeptanz bei den Mitarbeitenden und involvierten Personen. Ein integrativer Ansatz ist daher zwangsläufig erforderlich, um die Vielfalt der Anforderungen zu bewältigen.“
Auf Basis der Harmonisierten Struktur (HS)
Ein integratives Vorgehen ist mittlerweile also nicht nur notwendig, sondern auch besser denn je möglich. Alle seit dem Jahr 2012 entwickelten oder revidierten ISO-normierten Managementsysteme basieren auf der sogenannten Harmonisierten Struktur (HS). Diese HS, früher bekannt als High Level Structure (HLS), enthält die grundlegenden Erfordernisse, die für alle Managementsysteme gelten sowie wichtige begriffliche Definitionen. Dazu zählen beispielsweise Anforderungen an den Kontext des Unternehmens, die Führung, die Risiko- und Chancenbetrachtung, die Festlegung von Zielen, Ressourcen, Kompetenz, Kommunikation, Dokumentation, Ablauflenkung, Überwachung, Messung, Analyse und Bewertung, die Durchführung von internen Audits und die Managementbewertung sowie die Gewährleistung einer kontinuierlichen Verbesserung.
Ressourcen effizienter einsetzen
Durch integrierte Managementsysteme werden Widersprüche erkannt, vermieden und letztendlich Reibungs- oder Redundanzpunkte an Prozessschnittstellen verringert. Ein IMS hilft dabei, bestehende Zielkonflikte sowie potenzielle Zielsynergien zwischen den Anforderungen der zugrunde liegenden Systeme – wie zum Beispiel Kundenzufriedenheit, Umweltleistung und Energieeffizienz – zu erkennen und durch Prioritätensetzungen gemeinsam zu regeln. Es fördert die prozess- und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit und gewährleistet eine höhere Transparenz der bestehenden Regelungen. „Mit Hilfe eines IMS werden ineffiziente und motivationshemmende Doppelarbeiten oder gegensätzliche Festlegungen vermieden. Das wiederum führt zu einem effizienteren Einsatz von Ressourcen, sowohl in Bezug auf Zeit als auch Kosten, beim Betrieb der Systeme“, sagt Florian Lichtwald. Der Aufbau eines solchen Systems ist eine herausfordernde Aufgabe mit Projektcharakter, der eine systematische und planvolle Vorgehensweise erfordert. Hierbei werden typischerweise Planungs-, Analyse-, Aufbau- und Verbesserungsphasen durchlaufen, in denen differenzierte Teilschritte und Meilensteine festgelegt werden.
Expertenwissen direkt zum Download – fundierte Informationen zu Pflichten, Anforderungen und Entwicklungen in HSEQ & ESG können Sie hier lesen: quentic.de/whitepaper/
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(Erschienen im EU-Recycling Magazin 09/2023, Seite 22, Abb.: Quentic GmbH)
